Privacyreglement werken bij RMC

RMC verwerkt persoonsgegevens van haar medewerkers. In het kader van dit privacyreglement worden onder medewerkers niet alleen personeelsleden in loondienst verstaan, maar ook stagiairs, uitzendkrachten en medewerkers die extern door ons worden ingehuurd. In dit privacyreglement leggen wij graag uit hoe we met jouw persoonsgegevens omgaan. Wij raden je aan dit reglement zorgvuldig te lezen.

Wij begrijpen dat jouw privacy belangrijk voor je is
Je kunt er op vertrouwen dat jouw gegevens bij ons veilig zijn. Je hebt er recht op om te weten welke gegevens wij van je hebben of verzamelen en voor welke doeleinden deze gegevens worden gebruikt.  Naast zorgvuldigheid en transparantie staat voor ons de doelmatigheid centraal: wij ontvangen, verzamelen en delen persoonsgegevens alleen als dat noodzakelijk is.

Hoe verzamelen we jouw persoonsgegevens?
RMC verwerkt van jou persoonsgegevens om ervoor te zorgen dat wij onze taken, verplichtingen en rechten als werkgever kunnen uitvoeren. Wij verkrijgen de meeste persoonsgegevens van jou zelf of van de organisatie die wij inhuren. Gegevens die niet nodig zijn voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst en het nakomen van wettelijke verplichtingen verwerken wij ofwel op grond van het gerechtvaardigd belang van RMC, ofwel met jouw uitdrukkelijke toestemming.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?
Omdat wij graag transparant zijn over privacy beschrijven wij in dit privacyreglement welke persoonsgegevens wij van jou verzamelen, waar wij jouw persoonsgegevens voor gebruiken en waarom we ze nodig hebben, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en hoe we ze beveiligen.

Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?
RMC zorgt voor passende beveiligingsmaatregelen van de persoonsgegevens die zij in beheer heeft, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen, ter voorkoming van het verlies van persoonsgegevens en/of onrechtmatige verwerking. De organisatorische, technische en fysieke beveiligingsmaatregelen zijn uitgewerkt in een informatiebeveiligingsbeleid en –procedures conform de ISO 27001 norm voor informatiebeveiliging.

Situatie: ik ben sollicitant

Tijdens sollicitaties verzamelen wij persoonsgegevens van sollicitanten. In de eerste plaats gebeurt dit via jouw sollicitatiebrief en CV. Tijdens een sollicitatiegesprek kunnen aanwezige personen aantekeningen maken van de antwoorden die je geeft, het verloop van het gesprek en de indruk die wij van jou krijgen. Tot slot kunnen een screening, assessment, psychologisch onderzoek of medische keuring (aanstellingskeuring) deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. De meeste gegevens hebben wij rechtstreeks van jou gekregen. Solliciteer je bij ons via een uitzendbureau dan verkrijgen wij jouw persoonsgegevens van het uitzendbureau.

Wij verwerken de volgende categorieën van persoonsgegevens van jou:

  • Contactgegevens;
  • Gegevens die op het CV vermeld zijn;
  • Gegevens die in de sollicitatiebrief vermeld zijn;
  • De uitkomsten van de screening, psychologisch onderzoek of medische keuring.

Naar jouw BSN zullen wij alleen vragen indien wij moeten controleren of je onder de doelgroep valt van de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten. Deze informatie kunnen wij opvragen bij het UWV. Hiervoor hebben wij jouw BSN nodig. Wij zullen als je bij ons solliciteert niet om een andere reden om jouw BSN vragen.

Waar wij bij een sollicitatie nooit om zullen vragen zijn een kopie van jouw identiteitsbewijs of informatie over jouw gezondheid en ziekteverzuim in het verleden. Is jouw gezondheid rechtstreeks van belang voor de functie waarop je solliciteert? Bijvoorbeeld omdat je belangrijke onderdelen van de functie niet kunt uitvoeren vanwege een ziekte of beperking? Dan kun je dit zelf aan ons vertellen tijdens het sollicitatiegesprek.

Met wie delen we deze persoonsgegevens?
Jouw persoonsgegevens gebruiken wij enkel intern. Wel is het zo dat, indien je digitaal hebt gesolliciteerd (per mail of social media), jouw gegevens zijn opgeslagen op de servers van RMC, in een datacenter. Met dit datacenter en met onze ICT- en netwerkbeheerder sluiten wij verwerkersovereenkomsten af om jouw privacy te waarborgen.

Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?
Wij bewaren jouw sollicitatiegegevens gedurende de sollicitatieprocedure. Uiterlijk vier weken na de sollicitatieprocedure zullen wij jouw sollicitatiegegevens verwijderen. Indien we jouw dossier willen bewaren voor het geval er in de toekomst een passende functie beschikbaar komt zullen wij hiervoor jouw expliciete toestemming vragen. Hierbij hanteren wij een bewaartermijn van maximaal 12 maanden na beëindiging van de sollicitatieprocedure.

Wat zijn jouw rechten?

Wat zijn jouw rechten als betrokkene?
Je hebt recht op inzage in jouw persoonsgegevens en het recht op rectificatie en aanvulling en het recht op vergetelheid (“het recht om vergeten te worden”). Daarnaast kan je bezwaar maken tegen het gebruik van jouw gegevens. Verder heb je het recht op dataportabiliteit. Dit betekent dat je het recht hebt om persoonsgegevens te ontvangen die wij van jou hebben. Zo kun je jouw gegevens bijvoorbeeld makkelijk doorgeven aan een andere leverancier van dezelfde dienst. Ook kun je ons vragen om jouw persoonsgegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie. Let op: het gaat hierbij alleen om digitale gegevens. Ook gaat het alleen om gegevens die wij van jou verwerken om de arbeidsovereenkomst uit te kunnen voeren óf gegevens die wij met jouw toestemming verwerken. Ook heb je het recht om beperkingen te stellen aan onze verwerking.

Als je van deze rechten gebruik wilt maken kunt je hiertoe een (schriftelijk) verzoek bij RMC indienen. RMC behandelt jouw verzoek binnen 4 weken.

Als je ons verzoekt om jouw gegevens te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke vereisten en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht of een gerechtvaardigd belang hebben om de gegevens te bewaren.

Autoriteit Persoonsgegevens
Wij zullen altijd ons uiterste best doen om jouw verzoeken in te willigen. Toch is dit niet altijd mogelijk, bijvoorbeeld als wij wettelijk verplicht zijn om bepaalde gegevens te bewaren. Mocht je het niet eens zijn met een besluit van RMC, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Meer weten?
Als u naar aanleiding van deze privacyreglement contact met ons wilt opnemen, dan kan dat via onderstaande contactgegevens.

Verantwoordelijke
Rotterdamse Mobiliteit Centrale RMC B.V. (KvK 24348845)

E-mail
pz@rmc-rotterdam.nl of pzamsterdam@rmc-nederland.nl

Post
RMC, afdeling P&O
Postbus 11202, 3004 EE Rotterdam

Inwerkingtreding
Dit (vernieuwde) privacyreglement is in werking getreden op 11-10-2018.